GnuCash is al een paar jaar leidend voor mijn financiële administratie. Toch had ik er nog steeds stiekem een spreadsheet naast. En dat had eigenlijk aan één reden. Het spaarpercentage.

Dat spaarpercentage is en blijft een van de cruciale getalletjes die ik in de gaten wil houden. Op maandbasis en op jaarbasis. En daar zit geen standaardrapport voor in GnuCash. Dus hield ik stiekem mijn administratie ook nog in de LibreOffice spreadsheet bij. Enkel en alleen om elk kwartaal de laatste stand van het spaarpercentage te laten zien in mijn rapportage.

Maar dat werd in toenemende mate een probleem. De administratie in GnuCash en in de spreadsheet gingen namelijk uiteen lopen, omdat ik in GnuCash rekeningnummers toevoegde. En ik had ook geen tijd en zin meer om twee administraties bij te houden. De gezamenlijke boekhouding (huishoudrekening en eigen woning) is al een hele tijd ‘GnuCash only’. Maar mijn persoonlijke administratie was nog steeds ‘GnuCash én spreadsheet’. Vanwege dus het ontbreken van dat spaarpercentage.

Nu had ik online al eens een maatwerkrapport voor GnuCash 4 gevonden dat het spaarpercentage liet zien in een grafiek. En daar ook al eens over gecorrespondeerd met Sjaak Trekhaak, een lezer van mijn blog, die dat rapport ook gebruikte. Die was zelfs zo vriendelijk om mij een aangepaste versie te sturen die werkte met de huidige versie GnuCash 5 (dank!).

En onlangs heb ik dat rapport dus ook maar eens geïnstalleerd. Dat stelt niet heel veel voor. Maar zoals gebruikelijk bij open-source software is de documentatie niet altijd even duidelijk en actueel. Ik moest dus wel even zoeken en uitproberen.

Directory

In mijn huidige gebruikersdirectory onder Windows 10 heb ik een aparte subdirectory voor mijn GnuCash administraties. Hier heb ik ook ruimte gemaakt voor maatwerkrapporten. Zo kan ik ze handig bij elkaar houden, lopen ze automatisch mee in mijn back-up, en krijg ik geen gedoe als GnuCash bij toekomstige versies besluit om de standaardrapporten te verhuizen naar een andere plek.

Config-user bestand

Na de instructies zorgvuldig gelezen te hebben kwam ik tot de conclusie dat ik een bestand genaamd ‘config-user.scm’ moest maken. Dat moest geplaatst worden in de directory GNC_CONFIG_HOME. Via het menu ‘Help | About GnuCash’ kwam ik erachter dat dit bij mij de directory ‘C:\Users\eldersleven\AppData\Roaming\GnuCash\’ is.

Het bestand hoefde maar één regel te bevatten, die moest zorgen voor het laden van het maatwerkrapport bij het opstarten van GnuCash. Omdat ik kies voor een afwijkende locatie van mijn rapporten, buiten de GnuCash-omgeving en in mijn gebruikersgegevens, moet dit een directe link zijn naar het rapport.

(load “absolute-pad-naar/saving-rate.scm”)

Hier is ‘saving-rate.scm’ de naam van het rapportbestand. En voor dat ‘absolute pad naar’ had ik wel een paar pogingen nodig. Uiteindelijk kwam ik erachter dat ik de disk-letter C: weg moest laten en de scheidingstekens om moest draaien.

(load “/Users/eldersleven/Documents/Financials/Reports/savings-rate.scm”)

Toen ik dit eenmaal ontdekt had, was het een fluitje van een cent. En nu heb ik dus een rapport in GnuCash die mij (per maand of per jaar) laat zien wat mijn spaarpercentage is. En kan ik dus eindelijk stoppen met het bijhouden van een schaduwadministratie in mijn spreadsheet.

Verbeteringen

Helemaal tevreden ben ik nog niet over dit rapport. Zo krijgen de waarden op de Y-as het symbool ‘€’ mee, dat zou wat mij betreft het percentage ‘%’ moeten zijn. Op de X-as zie je de datum van de eerste van de maand, daar hoort eigenlijk alleen de maand en het jaar te staan. En ook zou ik graag nog de optie toevoegen om datalabels te laten zien bij elk datapunt. Maar dat komt allemaal wel. Het werkt, en voor nu vind ik dat goed genoeg.

Verschillen

In mijn spreadsheet deed ik de boekhouding op kasbasis. GnuCash werkt met het dubbel boekhoudsysteem. Dat zorgt voor kleine verschillen tussen de spaarpercentages die uit beide systemen komen.

Dat kan ik het best illustreren aan de hand van een voorbeeld. Stel, ik moet voor mijn werk ergens parkeren en dat kost € 8,50. Ik schiet dat voor en declareer de kosten bij mijn werkgever. Die declaratie krijg ik uitbetaald.

In het kassysteem boekte ik de € 8,50 parkeerkosten als uitgave, en de € 8,50 declaratie als inkomsten. In het dubbel boekhoudsysteem boek ik de € 8,50 parkeerkosten nog steeds op een kostenrekening, maar boek ik de € 8,50 die ik terugkrijg in de declaratie als tegenboeking op dezelfde rekening parkeerkosten. De declaratie neutraliseert als het ware de kosten. En dat is ook logisch, het zijn immers niet mijn parkeerkosten, maar parkeerkosten van de werkgever.

Stel nu verder dat ik zonder die parkeerkosten en declaratie € 200 aan inkomsten had en € 100 aan uitgaven. In het kassysteem had ik na het parkeren € 108,50 aan uitgaven en na de declaratie € 208,50 aan inkomsten. Mijn spaarpercentage is dan ( 1 – ( uitgaven / inkomsten ) = ) 47,96%. In de dubbele boekhouding blijven mijn inkomsten € 200 en mijn uitgaven € 100. Mijn spaarpercentage is dan 50,00%. En zo zijn er meer situaties waarin de ene of de andere methode iets beter uitpakt. Zo reken ik nu ook de kosten van beleggen mee in mijn uitgaven. In de spreadsheet-tijd zaten die buiten scope (want in de beleggingsspreadsheet, niet in de administratiespreadsheet). Ik denk dat GnuCash (meer specifiek het dubbel boekhoudsysteem) een realistischer beeld geeft van mijn financiële situatie.

Heb jij nuttige rapportjes in jouw administratie zitten?