Laat je niet belazeren met een betaalde spreadsheet!

Meer dan 15 jaar heb ik mijn financiën beheerd met behulp van Excel spreadsheets. Verregaand geautomatiseerd, zo min mogelijk menselijke handelingen. Al jarenlang te downloaden op mijn voormalige blog, gratis en voor niks. Je hoeft zelfs geen e-mail adres achter te laten. En dat terwijl sommige sneue bloggers je zelfs laten betalen voor een gewone spreadsheet. Ik vraag me dan altijd af wat de verkoopcijfers daarvan zijn, daarover lees je nooit iets. Vast en zeker ‘concurrentiegevoelige informatie’ (mijn spreadsheets zijn tot en met eind april 2024 ruim 60.000 keer gedownload).

Maar de mensheid laat zich graag belazeren, er zullen dus ongetwijfeld mensen zijn die betalen voor een sneue spreadsheet met kekke kleurtjes, omdat je nu eenmaal niet zonder kunt…. En dat is dus nergens voor nodig. Ik heb dan ook een hartgrondige hekel aan ’ondernemers’ die parasiteren op de onzekerheid van mensen door tegen betaling cursussen en stukjes gereedschap te verkopen en je wijs te maken dat je alleen met hun hulp je financiën onder controle krijgt.

Meneer Elders (voorheen Geldnerd) roept het al jaren. Je persoonlijke financiën zijn niet iets om bang voor te zijn. Als je tot tien kunt tellen en begrijpend kunt lezen, dan ben je met een investering van wat tijd echt wel in staat om je eigen financiën te doorgronden. Daar hoef je echt geen geld voor uit te geven. Alle kennis en alle gereedschap is ook gratis te vinden.

Zelf heb ik ooit een gratis cursus met een knipoog geschreven. Nog te vinden op mijn oude blog. Misschien komt er komende winter wel een opgefriste versie, als huis en tuin dat toelaten. Het belangrijkste is gewoon beginnen. Internetbankieren open, en boeking voor boeking, rekening voor rekening, mailtje voor mailtje, brief voor brief, duidelijkheid creëren voor jezelf. Lezen wat er staat. Nadenken over de consequenties.

Veel gereedschap heb je daar niet bij nodig. Pen en papier is al genoeg. Een spreadsheet als je ambitieus bent. Maar ook die is gratis te vinden. Ik ben er niet eens voorstander van om te beginnen met een kant en klare en geavanceerde spreadsheet van iemand anders. Dat helpt namelijk niet om jouw eigen situatie echt te doorgronden. Beter dat je zelf iets opbouwt, vanaf nul, dat je zelf helemaal begrijpt en dat jou helpt. Je persoonlijke financiën zijn immers van jou, persoonlijk. De naam zegt het al.

Zelf zie ik ook in mijn eigen situatie verschillende generaties gereedschap, als ik terugkijk naar die ruim twintig jaar dat ik mijn financiën bijhoud. Excelspreadsheets die steeds geavanceerder werden. En pas in 2014 een volledig geautomatiseerde versie met macro’s, steeds minder handwerk. Na een aantal probeersels de overstap van Microsoft Excel naar LibreOffice Calc, GnuCash (voor de administratie), en Portfolio Performance (voor mijn beleggingen). Maar toen was ik dus al twintig jaar bezig. Heb ik het daarom niet goed gedaan? Welnee! Mijn gereedschap is gewoon meegegroeid met mijn behoefte en mijn eigen kennis over mijn persoonlijke financiën. En mede daardoor ben ik privacy en daarmee ook open-source software belangrijker gaan vinden.

Hier vind je de tools

Wil je echt met administratie-gereedschap aan de slag? Dan is internet je vriend. Mijn oude blog is echt niet de enige plek waar je gratis online voorbeelden kunt downloaden. Het platform Wijzer in Geldzaken (onderdeel van het ministerie van Financiën) heeft een vrij uitgebreid overzicht van Nederlandse oplossingen. En open-source nieuwssite It’s FOSS heeft een lijst met open-source oplossingen. Keuze genoeg dus, zonder de portemonnee te trekken!

Wat gebruik jij om jouw financiën bij te houden?

Spaarpercentage in GnuCash

GnuCash is al een paar jaar leidend voor mijn financiële administratie. Toch had ik er nog steeds stiekem een spreadsheet naast. En dat had eigenlijk aan één reden. Het spaarpercentage.

Dat spaarpercentage is en blijft een van de cruciale getalletjes die ik in de gaten wil houden. Op maandbasis en op jaarbasis. En daar zit geen standaardrapport voor in GnuCash. Dus hield ik stiekem mijn administratie ook nog in de LibreOffice spreadsheet bij. Enkel en alleen om elk kwartaal de laatste stand van het spaarpercentage te laten zien in mijn rapportage.

Maar dat werd in toenemende mate een probleem. De administratie in GnuCash en in de spreadsheet gingen namelijk uiteen lopen, omdat ik in GnuCash rekeningnummers toevoegde. En ik had ook geen tijd en zin meer om twee administraties bij te houden. De gezamenlijke boekhouding (huishoudrekening en eigen woning) is al een hele tijd ‘GnuCash only’. Maar mijn persoonlijke administratie was nog steeds ‘GnuCash én spreadsheet’. Vanwege dus het ontbreken van dat spaarpercentage.

Nu had ik online al eens een maatwerkrapport voor GnuCash 4 gevonden dat het spaarpercentage liet zien in een grafiek. En daar ook al eens over gecorrespondeerd met Sjaak Trekhaak, een lezer van mijn blog, die dat rapport ook gebruikte. Die was zelfs zo vriendelijk om mij een aangepaste versie te sturen die werkte met de huidige versie GnuCash 5 (dank!).

En onlangs heb ik dat rapport dus ook maar eens geïnstalleerd. Dat stelt niet heel veel voor. Maar zoals gebruikelijk bij open-source software is de documentatie niet altijd even duidelijk en actueel. Ik moest dus wel even zoeken en uitproberen.

Directory

In mijn huidige gebruikersdirectory onder Windows 10 heb ik een aparte subdirectory voor mijn GnuCash administraties. Hier heb ik ook ruimte gemaakt voor maatwerkrapporten. Zo kan ik ze handig bij elkaar houden, lopen ze automatisch mee in mijn back-up, en krijg ik geen gedoe als GnuCash bij toekomstige versies besluit om de standaardrapporten te verhuizen naar een andere plek.

Config-user bestand

Na de instructies zorgvuldig gelezen te hebben kwam ik tot de conclusie dat ik een bestand genaamd ‘config-user.scm’ moest maken. Dat moest geplaatst worden in de directory GNC_CONFIG_HOME. Via het menu ‘Help | About GnuCash’ kwam ik erachter dat dit bij mij de directory ‘C:\Users\eldersleven\AppData\Roaming\GnuCash\’ is.

Het bestand hoefde maar één regel te bevatten, die moest zorgen voor het laden van het maatwerkrapport bij het opstarten van GnuCash. Omdat ik kies voor een afwijkende locatie van mijn rapporten, buiten de GnuCash-omgeving en in mijn gebruikersgegevens, moet dit een directe link zijn naar het rapport.

(load “absolute-pad-naar/saving-rate.scm”)

Hier is ‘saving-rate.scm’ de naam van het rapportbestand. En voor dat ‘absolute pad naar’ had ik wel een paar pogingen nodig. Uiteindelijk kwam ik erachter dat ik de disk-letter C: weg moest laten en de scheidingstekens om moest draaien.

(load “/Users/eldersleven/Documents/Financials/Reports/savings-rate.scm”)

Toen ik dit eenmaal ontdekt had, was het een fluitje van een cent. En nu heb ik dus een rapport in GnuCash die mij (per maand of per jaar) laat zien wat mijn spaarpercentage is. En kan ik dus eindelijk stoppen met het bijhouden van een schaduwadministratie in mijn spreadsheet.

Verbeteringen

Helemaal tevreden ben ik nog niet over dit rapport. Zo krijgen de waarden op de Y-as het symbool ‘€’ mee, dat zou wat mij betreft het percentage ‘%’ moeten zijn. Op de X-as zie je de datum van de eerste van de maand, daar hoort eigenlijk alleen de maand en het jaar te staan. En ook zou ik graag nog de optie toevoegen om datalabels te laten zien bij elk datapunt. Maar dat komt allemaal wel. Het werkt, en voor nu vind ik dat goed genoeg.

Verschillen

In mijn spreadsheet deed ik de boekhouding op kasbasis. GnuCash werkt met het dubbel boekhoudsysteem. Dat zorgt voor kleine verschillen tussen de spaarpercentages die uit beide systemen komen.

Dat kan ik het best illustreren aan de hand van een voorbeeld. Stel, ik moet voor mijn werk ergens parkeren en dat kost € 8,50. Ik schiet dat voor en declareer de kosten bij mijn werkgever. Die declaratie krijg ik uitbetaald.

In het kassysteem boekte ik de € 8,50 parkeerkosten als uitgave, en de € 8,50 declaratie als inkomsten. In het dubbel boekhoudsysteem boek ik de € 8,50 parkeerkosten nog steeds op een kostenrekening, maar boek ik de € 8,50 die ik terugkrijg in de declaratie als tegenboeking op dezelfde rekening parkeerkosten. De declaratie neutraliseert als het ware de kosten. En dat is ook logisch, het zijn immers niet mijn parkeerkosten, maar parkeerkosten van de werkgever.

Stel nu verder dat ik zonder die parkeerkosten en declaratie € 200 aan inkomsten had en € 100 aan uitgaven. In het kassysteem had ik na het parkeren € 108,50 aan uitgaven en na de declaratie € 208,50 aan inkomsten. Mijn spaarpercentage is dan ( 1 – ( uitgaven / inkomsten ) = ) 47,96%. In de dubbele boekhouding blijven mijn inkomsten € 200 en mijn uitgaven € 100. Mijn spaarpercentage is dan 50,00%. En zo zijn er meer situaties waarin de ene of de andere methode iets beter uitpakt. Zo reken ik nu ook de kosten van beleggen mee in mijn uitgaven. In de spreadsheet-tijd zaten die buiten scope (want in de beleggingsspreadsheet, niet in de administratiespreadsheet). Ik denk dat GnuCash (meer specifiek het dubbel boekhoudsysteem) een realistischer beeld geeft van mijn financiële situatie.

Heb jij nuttige rapportjes in jouw administratie zitten?